[내일배움캠프] 소프트 스킬이란?

소프트 스킬, 살면서 처음 들어보는 낯설고 생소한 단어다.

 

한번 공부해보자..

 

소프트 스킬이란, 타인과 함께 일하고 상호 작용하는 방식을 나타내는 대인관계와 관련된 특성을 의미한다.

 

즉 대인관계 기술이라고 이해하면 편하다.

 

PM의 핵심적이고 가장 중요한 역량은 효율적이고 원활한 팀워크, 커뮤니케이션을 통해 다수의 팀원들과의 협력으로 복잡한 문제를 해결하고, 더욱 뛰어난 제품을 시장에 내놓으며 성공적으로 프로젝트를 완수하는 것이다.

 

그런데 사실 원활하고 효율적인 팀워크나 커뮤니케이션은 같이 협업하는 모두에게 중요하다.

 

그렇지만 PM은 이들보다 더욱 심도있고, 엄격하게 팀워크에 대해서 중요하다고 강조한다.

 

내가 예전에 진행했던 몇 차례의 사이드 프로젝트에선 PM의 역할이 그렇게 중요하지 않았다.

 

일정 관리해주고, 미팅 일정 잡고 발생하는 몇 개의 이슈를 해결하는 정도였지만

 

규모가 크지 않은 사이드 프로젝트를 진행하면서 느낀 건 PM 없이 우리끼리 소통하고 협업해도 충분하다고 느꼈었다.

 

하지만!

회사에서의 PM의 역할은 사이드 프로젝트를 기획하는 것과는 많이 다르다.

 

사이드 프로젝트의 결과물은 목표와 규모가 작고 해결이 쉽지만 / 회사에선 제품의 개선 범위와 문제해결의 목표가 매우 크고 문제의 우선순위를 정하여 지속적으로 제품을 개선해야하며, 성공적인 목표의 달성으로 이끌 사람이 필요하단 것이다.

 

그만큼 회사가 해결해야할 문제는 복잡하고 개선 및 달성하려는 목표가 높기에 

 

메이커들이 본인들의 역량을 최대한으로 발휘하도록 이끌고, 메이킹에 온전히 집중할 수 있도록 리드할 사람이 필요한 것이다.

 

대학교 과제나 사이드 프로젝트에서 경험해본 팀워크와는 차원이 다른 팀워크가 필요하다는 것.

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그래, PM이 팀워크 역량이 이렇게 필요하다는 건 알겠는데

 

다시 돌아와서 그럼 왜 소프트 스킬이 필요한 걸까?

 

· 지속적인 제품의 개선

제품 개선은 한 번에 이루어지지 않고, 핵심 문제도 한 번의 스프린트(회의)에 해결되지 않는다.

 

그러므로 우리는 특정 목표를 달성하기 위해 지속적으로 제품을 개선해야만 한다.

 

소프트웨어 개발 방법론 중 하나일 애자일 모델이다.

 

한 번 팀을 짜면 분기, 어쩌면 1년 넘게 지속적인 제품 개선의 순환고리에 함께하게 된다.

 

그럼 이 긴 기간동안 지속적으로 팀을 유지하기 위해선 무엇이 필요하지?

 

· Why, How, What 의 Golden Circle 이론

골든 서클 이론 이미지이다.

 

대부분의 사람들이 공부하다, 혹은 어떤일을 하다 힘들어 질 때마다 드는  생각이 '왜 내가 이걸하고 있지?' 일 것이다.

 

'왜?' 라는 질문만큼 어떤 일의 궁극적인 본질을 꿰뚫는 것은 없을 것이다.

 

팀의 방향 설정도 이와 유사하게 Why 가 당연히 제일 중요할 것이다.

 

메이커가 'Why?' 에 대해 불만을 갖게 되어 '이걸 왜 해야돼?' 라는 의문이 생긴다면 이것을 해소하는 책임은 오로지 PM에게 있다.

 

다시 돌아와서 What과 How 의 의미까지 들여다 보자.

 

- What : 우리 팀이 어떤 일을 해야하는 지 => What에 대해 능통하다면 더욱 효율적이고 빠른 제품 개선을 가져올 수 있음

 

- How : 우리 팀이 어떻게 일을 해야하는 지 => How에 대해 능통하다면 어떤 제품이든 효율적인 협업을 통해서 달성 가능

 

What과 How 의 적절한 해석을 통해 제품의 방향성을 잘 수립하고 What을 통한 명확한 목표 정의, How를 통한 우리 만의 문제 해결 방식과 문제 해결 과정 발견으로 잘 이끄는 것이 PM의 역량이다!

 

하지만 이러한 협력과 팀워크의 과정을 위해선 내가 다른 팀원들에게 먼저 '신뢰'를 얻는 것이 제일 중요하다. 이때 신뢰는 행동에서 나오므로, 우리가 한 팀이라는 것을 행동으로 보여주며 더 많이, 더 효과적으로 커뮤니케이션을 하며 메이커들의 의견을 적극적으로 수렴하며 '인간적으로 동료가 되어야 한다.'

 

따라서 이를 위해 소프트 스킬의 적극적 활용은 필수다.

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· 커뮤니케이션

PM은 커뮤니케이션을 통해서 같이 일하는 분들과 친하게 지내는 건 당연히 좋다..

 

그러나 제일 중요한 건 궁극적으로 '제품의 개선' 을 위한 것이기 때문에 친하게 지내는 것은 윤활유의 역할이 되어야한다.

 

너무 친해서 해야할 일을 못하게 되지 않도록 조절이 잘 필요하다..

 

어쨌든, 빈도가 높은 메이커들과의 커뮤니케이션을 통해 PM은 메이커들이 문제해결에 기여하도록 설득해야한다.

 

나의 욕심, 뭐 예를 들어서 " 여기서 공유 기능만 추가하면 진짜 완벽할 것 같은데 " 와 같은 욕심을 메이커들도 공감하도록 이끌어 내야한단 것이다.

 

만약 공감을 이끌어냈다면 메이커들 본인이 제품개선을 통한 설레임의 주체가 되도록 만들어주어야 한다.

 

이때 역시 중요한 것은 '공감'이다. 우리가 한 팀으로 공감한 문제를 함께 해결해나간다는 어필이 중요하며,

 

그 과정에서 PM은 한 팀으로서 문제해결의 방향을 잡아 신뢰를 얻게 된다. (가장 중요한 신뢰 얻는 방법)

 

그런데 이 과정에서 제일 중요한 것은 '커뮤니케이션의 쌍방향성'이다.

 

예를 들어 대학교 교수가 수업 끝나고, "질문 있는 사람 손 들어 주세요" 라고 물어본다면, 손 들고 질문하는 학생이 있을까?

 

만약 있다면 그 친구는 눈치가 없는 친구일 것이다. 질문 때문에 수업이 더 늦게 끝나버리니까.. 욕도 뒤에서 많이 먹고.

 

이런 상황은 일상에서도 빈번하게 일어나듯, 팀 내 커뮤니케이션 상황에서도 빈번하게 발생한다.

 

PM은 쌍방향 소통의 판을 계속 메이킹하고 다른 생각들을 계속 끄집어내어 융화되도록 해야한다.

 

이때 커뮤니케이션의 빈도가 높을수록, 커뮤니케이션의 투명성을 보장한다.

 

메이커가 계속 일관된 목소리를 지속적으로 내며 자신의 의견이 제품에 반영되고 있는 것을 보여줘야 한다.

 

그리고 합의를 이룬 생각을 계속 끊임없이 리마인드 시켜줘야 한다. 결국 사람들이 하는 일이니까 당장 내일 잊어버릴 수도 있으니까..

 

이를 통해 메이커들은 'PM이 우리의 의견을 적극적으로 수렴하고 있다'는 모습을 지속적으로 보게 되며 신뢰할 수 있다.

 

또 정말 중하게 인지해야할 것은 커뮤니케이션할 때 '데이터'를 통한 언어를 사용해야 한다는 것이다.

 

예를 들어 “저는 A보다는 B가 더 좋은 것 같은데, 다른 분들은 어떻게 생각하세요?” 라고 말을 한다면

 

그냥 본인의 의견을 피력하지 않고 스스로 묵살하거나, “그게 왜 더 좋다고 생각하시는지 여쭤봐도 될까요?” 라고 답변이 돌아온다면 "저는 ~~해서 ~~~라고 생각했어요" => "그렇군요." 하고 커뮤니케이션이 끝날 수 있다. 정말 바람직하지 않은 커뮤니케이션의 예시가 될 것이다.

 

문제를 해결하기 위한 방법에 대해 제품개선에서 이뤄지는 긍정적인 부정적인 표현들은 모두 데이터에 기반해야 한다.

 

“프로세스가 불편해요” 보다는 “프로세스 상 3번째 depth에서 이탈률이 높아서 불편합니다” 와 같이 명확한 문제를 정의하여 직시하고, 이를 함께 이해하여 오차없는 협업을 진행할 수 있다.

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· 퍼실리테이션

또 생소한 단어 등장했다. 오늘 처음 알아가는 것 많네..

 

단어 자체의 어원은 '쉽게/용이하게 하다' 라는 의미이며, 2명 이상의 집단이 효율적으로 최선의 시책을 찾도록 돕는 의사결정 방법론을 의미한다.

 

퍼실리테이션의 어원과 의미로만 보기엔 이게 뭔소리인지 싶지만, 쉽게 이해하자면 '미팅 스킬' 이다.

 

예전에 사이드 프로젝트에서 회의할 때, 단순히 '그냥 이날 모여서 회의하자~' 라고 모인 다음, 큰 의미 없고 주제와 어긋난 대화 등등이 섞이면서 결론 없이 회의가 끝난 경우가 다수 있었다.

 

이런 이유는 의견 내는 게 부담이거나, 관련 지식이 충분하지 않거나, 주제를 잘못 이해하거나... 등등 다양하다.

 

이렇게 유야무야 회의가 대충 마무리 되면 엄청 지쳤던 경험이 있는데, 그만큼 실패한 미팅은 치명적인 부작용을 초래한다.

 

미팅도 하기 싫어지고, 힘만 들고 결국 미팅을 왜 하는 가? 에 대한 근본적인 질문에 접근하게 되고... 큰 부작용이 따라온다.

 

이를 방지하고 효율적인 미팅을 만들기 위한 것이 퍼실리테이션이다.

 

중요한 항목 몇 가지만 딱 요약하자면

 

- 미팅의 목적과 참석자의 명확한 정의 

: 미팅의 목적을 정의할 땐 아젠다, 문제상황 전달, 미팅 목적 구체화를 표현한다.

ex)

이번 미팅의 주제는 '뉴스 데이터 크롤링 방법'입니다. (아젠다)

현재 OpenAPI를 사용하는 방법과, 다른 언론사들의 기사들을 크롤링하는 방법 두 가지중 하나를 선택해야 합니다. (문제 상황 전달)

따라서 O월 O일까지 각자 고민하신 이후에 미팅 때 이야기를 나눠보고, 메이커 분들의 의견들을 수렴하여 합의된 안 혹은 방향을 도출하기를 기대하고 있습니다. 감사합니다!

 

목적의 정의되었다면, 어떤 동료가 참석해야 하는 지를 결정한다. 이때 담당 실무자나 핵심 정책 결정권자 등의 참석자 정의는 유연하게 생각해서 정의내리면 될 것 같다.

 

- 미팅 요청 시 미팅 목적의 명확한 전달

: 구두로 이야기 된 목적이어도 미팅 요청시에 다시 텍스트로 남기는 것이 좋다.

 

기억은 결국 휘발되므로 서로 미팅의 목적을 명확하게 인지하도록 하고, 메신저나 캘린더 발송 시 Description 에 넣어놓자.

 

업무 방식에 따라서 더 좋은 방법을 택하면 될듯.

 

- 미팅 진행 시 절차 준비 및 준수

: 미팅의 절차를 미리 준비하고 체크리스트 등을 미리 PM이 정리해 놔야 과다한 시간 소요를 방지할 수 있다.

 

- 화이트 보드 / 모니터 공유와 함께 커뮤니케이션 이끌어내기

: 미팅 때 서로 논의하는 주제 및 구성원들의 의견 등 진행사항을 모두가 보면서 할 수 있게끔 만들자.

 

이러한 방법을 통해 참석자들의 기억을 유지시키고 커뮤니케이션을 이어갈 수 있는 단서가 된다.

 

- 패러프레이징

: 생소한 단어 또 등장..

 

페러프레이징이란 참석자가 낸 의견을 조금 바꾸거나 정리해서 한 번 더 이야기해주는 것이다.

 

참석자의 의견이 조금 난잡하거나 정리가 되지 않았을 때 조금 바꾸고 정리해서 얘기해주거나,

 

특정 주제에 대해 의견이 어느정도 정리되었을 때 마지막으로 요약해서 상기 및 환기 시킨다.

 

-> 이때 만약 잘못된 내용이 있다면 잘못된 내용 수정에 참석자들을 참여시킬 수 있다~

 

- 회의록 작성

: 쓸 수 있으면 내가 쓰는 것이 좋지만, 내가(PM이) 적극적으로 미팅을 이끌어야 한다면 서기나 대리인을 지정해서 회의록을 작성하도록 부탁한다.

 

미팅 직후 빨리 정리해서 참석자들에게 공유하고, 향후 진행될 액션의 담당자와 마무리 일자를 문서에 명시한다.

 

- Follow-up

: 미팅의 마무리에서 각 액션 별로 담당자와, 마무리 일자를 잘 협의한다. (회의 끝나고 상태 점검하는 게 Follow-up 인듯)

 

또한 마무리 일자를 기다리는 것 뿐이 아닌 중간 진행 현황과 장애물에 대해 확인하고 약속한 시간에 일이 마무리 될 수 있도록 돕는다.